Иногда при работе с таблицами в редакторе Excel появляется уведомление, что «набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен». Самая главная проблема в том, что из-за этого вы не можете ввести нужную вам информацию. На самом деле ничего страшного тут нет. Это ситуацию можно исправить в несколько шагов. В этой статье мы подробно рассмотрим, из-за чего именно появляется это окно и что можно сделать в этой ситуации.
В редакторе Excel существует возможность ограничить ввод информации по каким-нибудь критериям. Процесс происходит следующим образом.
Рассмотрим эти форматы более внимательно.
В этом случае в ячейку можно будет вводить что угодно. Параметр используется по умолчанию для любой клетки.
Выбрав этот формат, вы сможете отредактировать дополнительную настройку во втором поле.
Например, если выбрать вариант «между», то вы увидите, что в этом окне появятся два дополнительных поля: «Минимум» и «Максимум».
Если выбрать «больше» какой-то величины, то вам нужно будет ввести минимальный допустимый порог. Именно поэтому вы увидите только одно поле – «Минимум», поскольку «Максимум» неограничен.
В этом случае принцип работы точно такой же, как и с целыми числами. Разница в том, что на этот раз вы можете использовать любые величины. В том числе и дробные. Для тех, кто не знает, что такое действительные числа, более подробно о них можно прочитать в «Википедии».
Этот формат наиболее интересный.
Для того чтобы понять его возможности, нужно выполнить несколько простых действий.
Данный формат подходит для тех случаев, когда ячейка должна содержать только дату. При этом доступны точно такие же дополнительные условия, как с целыми и действительными числами.
Аналогично и тут. Только здесь указывается одно время (без даты).
Иногда бывают ситуации, когда необходимо ограничить не формат клетки, а длину содержимого выражения. То есть, благодаря этой настройке, вы можете сделать так, чтобы в определенных полях можно было указать текст не больше нужного количества символов. Например, в графе номер телефона или название города.
Вариантов довольно много. Этот способ используется при заполнении каких-нибудь бланков или анкет.
Данный формат отличается от всех остальных. Здесь вы можете указать какую-нибудь формулу для проверки соответствия информации какому-либо условию.
При желании вы можете добавить какое-нибудь уведомление о допущенной ошибке при вводе данных в ячейку. Для это вам нужно выполнить несколько простых операций.
- «Предупреждение»;
- «Сообщение».
В качестве примера мы укажем следующие настройки.
В данном случае в поле «Вид» был указан формат «Сообщение». В этом случае вы можете вводить любые числа. Но каждый раз будете видеть подобное уведомление.
Если сделать тип «Останов», то ввести неверное значение не удастся.
А теперь попробуйте убрать введенные настройки и оставить пустые поля.
В результате этого вы и увидите указанную ранее ошибку. То есть, если ничего не указывать вручную, редактор выведет предупреждение по умолчанию.
Но обратите внимание на то, что текст сообщения отличается!
Описанная выше инструкция подходит для современных редакторов 2010, 2013 и 2016 годов. По сравнению со старыми программами существуют некоторые отличия.
Откройте этот же файл в Экселе 2007. Введите неправильное значение. И вы увидите эту ошибку. То есть в современных редакторах текст сообщения по умолчанию был изменён. Привычный всем вид существовал до 2007 года.
В старом Excel 2003 ошибка точно такая же.
Чтобы у пользователей после ввода информации подобных ошибок не возникало, необходимо указывать такие подсказки заранее. Делается это очень просто.
Если вы открыли чужую таблицу и вам нужно сделать какие-нибудь изменения, но при этом видите подобную ошибку при вводе данных, то не нужно отчаиваться. Исправить ситуацию довольно просто.
Если вы не совсем понимаете, каким образом нужно указывать условия для ввода значений, рекомендуется открыть официальный сайт компании Майкрософт. Там вы сможете найти файл примеров . В нём указаны абсолютно все типы данных и различные случаи составления документов и отчётов.
В данной статье мы рассмотрели, в каких случаях может появляться ошибка ввода значений в таблицах Excel. Кроме этого, особое внимание было уделено настройкам различных условий для определения допустимого набора величин.
Если у вас что-то не получается, значит, вы что-то упускаете из виду или выбираете не тот формат данных. Попробуйте повторить эти действия более внимательно.
ВидеоинструкцияЕсли вдруг вы не смогли понять данную инструкцию, ниже прилагается видеоролик, в котором все шаги описываются еще более детально с дополнительными пояснениями.
В любых программных продуктах, будь то windows-приложение или web-сайт, получение информации от пользователей зачастую осуществляется с помощью форм ввода данных.
Конечно же, нельзя быть абсолютно уверенным, что пользователь введёт именно то, что нужно, поэтому все данные необходимо тщательно проверить.
Как правило, алгоритм проверки этих данных один и тот же: «Если значение поля удовлетворяет требованию, то проверить следующее требование, иначе вывести сообщение об ошибке. Перейти к проверке значения следующего поля».
На практике это выливается с довольно длинные последовательности «if-else». Лично мне это жутко не нравилось, так как сложно с первого взгляда определить, какие поля как проверяются и какие сообщения выдаются в случае ошибок. А ведь полей в форме может быть и десять, тогда код проверки вообще затягивается. Вобщем, я задумался над тем, как можно минимизировать объём работ и вот что из этого получилось.
Я представил проверку как преобразование значения одного типа в значение другого типа (например, проверка того, что в поле введено чило, это преобразование строки в число). Тоесть проверка - это некая функция, имеющая сигнатуру делегата System.Converter.
Для проверки значение помещаем в класс обёртку:
public class ValidationStep{
public T Value { get ; set ; }
}
Суть проверки заключается в последовательном вызове методов-расширений для объектов класса ValidationStep, которые опять же возращают объект класса ValidationStep. Это позволяет создавать цепочки проверок. Вот пример таких методов-расширений:
public static class ValidationExtensions{
Validate(this T value )
{
return new ValidationStep { Value = value };
}
public static ValidationStep Validate(this ValidationStep step,
Predicate predicate, string message)
{
if (predicate(step.Value)) return step;
throw new ValidationException(message);
}
public static ValidationStep Convert(this ValidationStep step,
Converter converter, string message)
{
try { return converter(step.Value).Validate(); }
catch { throw new ValidationException(message); }
}
}
Первый метод используется, чтобы можно было проверять объекты любых типов, торой метод осуществляет проверку на соответствие предикату, а третий на возможность преобразования значения из одного типа в другой. Также можно написать любые другие проверки, например на соответствие целого числа диапазону. Главное, что в случае неудачной проверки должно возникать исключение ValidationException, которое содержит сообщение с текстом ошибки.
Для осуществления самой проверки можно использовать следующий класс, который будет заниматься перехватом исключений:
public static class Validation{
public static bool Validate(T value , Converter validator,
Action onSuccess, Action onFailure)
{
try
{
var result = validator(value );
onSuccess(result);
return true ;
}
catch (ValidationException e)
{
onFailure(e);
return false ;
}
}
}
А теперь о том, как это использовать. Допустим нам нужно проверить текстовое поле (tb1) и убедиться, что в него введено целое число в диапазоне от 0 до 10. Это можно сделать так:
Validation.Validate(tb1.Text, value => value.Validate()
.Validate(x => x.Length > 0, "Введите что-нибудь" )
.Convert (x => Convert .ToInt32(x), "Введёное значение не является целым числом" )
.Validate(x => x >= 0, "Число не должно быть меньше нуля" )
.Validate(x => x MessageBox.Show("Введено корректное значение: " + v.Value),
e => MessageBox.Show(e.Message));
Учитывая, что проверок может быть больше, да и число полей в форме, как правило, больше одного, такой способ проверок может быть очень даже удобен.
Ну вот, собственно, и всё: о)
Для сокращения числа неточностей при вводе данных я часто использую списки, основанные на диапазоне ячеек. Рассмотрим применение этого инструмента на примере ведения табеля.
Для начала на отдельном листе (это не обязательно) разместим список допустимых значений в одном столбце или одной строке (рис. 1а); см. также Excel-файл, лист «Список».
Рис. 1. Список фамилия: (а) в произвольном порядке; (б) в алфавитном порядке.
Скачать в формате , примеры в формате
Этот перечень фамилий будет появляться в раскрывающемся списке в том порядке, в котором они расположены в этом столбце. Понятно, что для удобства поиска их лучше отсортировать по алфавиту (рис. 1б).
Присвоим нашему списку имя диапазона. Для этого выделим диапазон; в нашем случае это область А2:А21 и введем имя диапазона, как показано на рис. 2; в нашем случае – это «фамилии»:
Рис. 2. Присвоение диапазону имени
Выберем область, в которой будем вводить фамилии (см. Excel-файл, лист «Ввод»). В нашем примере – А2:А32 (рис. 3). Перейдем на вкладку Данные, группу Работа с данными, выберем команду Проверка данных:
Рис. 3. Проверка данных
В диалоговом окне «Проверка вводимых значений» перейдем на вкладку Параметры (рис. 4). В поле «Тип данных» выберем «Список». В поле «Источник» укажем: (а) область ячеек, в которых хранится список; этот вариант подходит в том случае, если список расположен на том же листе Excel; (б) имя диапазона; этот вариант может использоваться как в том случае, когда список расположен на том же листе Excel, так и в том случае, если список расположен на другом листе Excel (как в нашем случае). В обоих случаях следует убедиться, что перед ссылкой или именем стоит знак равенства (=).
Рис. 4. Выбор источника данных для списка: (а) на том же листе; (б) на любом листе
И еще о двух опциях на вкладке «Параметры»:
- Игнорировать пустые ячейки. Если галочка установлена, Excel позволит оставить ячейку пустой. Если галочка снята, то из ячейки можно выйти только после выбора одной из фамилий списка. Особенность опции заключается в том, что перемещаться между ячейками (например клавишей Ввод или стрелками вверх / вниз) Excel позволит, а вот начать набор, потом стереть все символы и перейти в другую ячейку нельзя.
- Список допустимых ячеек. Если галочки нет, то, когда вы установите курсор в ячейку для ввода, значок списка не появится рядом с ячейкой, и соответственно выбрать из списка не получится. Хотя все остальные свойства работы со списком будут действовать, и Excel не позволит вам ввести произвольное значение в ячейку.
Перейдем в окне «Проверка вводимых значений» на вкладку «Сообщения для ввода». Поставим галочку в поле «Отображать подсказку, если ячейка является текущей». Введем в соответствующие поля заголовок и текст сообщения (рис. 5). В последующем, когда пользователь встанет на одну из ячеек области ввода (в примере на рис. 5 – в ячейку А6), отобразится созданное нами сообщение.
Рис. 5. Установка Сообщения для ввода
В окне «Проверка вводимых значений» перейдем на вкладку «Сообщение об ошибке» (рис 6). Поставим галочку в поле «Выводить сообщение об ошибке». В поле «Вид», выберем тип сообщения. Введем заголовок и текст сообщения. Созданное нами сообщение будет появляться всякий раз, когда пользователь попытается ввести недопустимое значение.
Рис. 6. Установка Сообщения об ошибке
Допустимые типы сообщений об ошибке (рис. 7):
- Останов – предотвращает ввод недопустимых данных; кнопка Повторить позволяет вернуться к вводу, кнопка Отмена Повторить.
- Предупреждение – предупреждает о вводе недопустимых данных, но не запрещает такой ввод; кнопка Да позволяет принять недопустимый ввод; кнопка Нет позволяет продолжить набор (ранее набранное в ячейке значение становится доступным для редактирования); кнопка Отмена очищает ячейку и позволяет начать ввод сначала или перейти к вводу в другие ячейки; по умолчанию выбрана кнопка Нет .
- Сообщение – уведомляет о вводе недопустимых данных; хотя и разрешает их ввести. Этот тип сообщения является самым гибким. При появлении информационного сообщения пользователь может нажать кнопку ОК , чтобы принять ввод недопустимых данных, либо нажать кнопку Отмена , чтобы отменить ввод; по умолчанию выбрана кнопка ОК.
Рис. 7. Выбор типа сообщения об ошибке
Некоторые замечания. 1. Если вы ввели в окне Сообщение вкладки Сообщение об ошибке слишком длинный текст, то окно сообщения об ошибке будет слишком широким (как на рис. 7); используйте перенос строки Shift + Enter в том месте сообщения, где вы хотите разделить строки (рис. 8).
Рис. 8. Окно сообщения об ошибке уменьшенной ширины
2. Ширина раскрывающегося списка определяется шириной ячейки, для которой применяется проверка данных. Оставьте ширину ячеек для ввода достаточной, чтобы не обрезать допустимые записи, ширина которых больше ширины раскрывающегося списка. В противном случае по первым буквам слова можно сделать неверный выбор.
3. Максимальное число записей в раскрывающемся списке ограничено, правда, не слишком сильно:), а именно числом 32 767.
4. Если вы не хотите чтобы пользователи редактировали список проверки, поместите его на отдельном листе, после чего скройте и защитите этот лист.
Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки. Раскрывающиеся списки позволяют пользователям выбирать элементы из созданного вами списка.
ВидеоНа новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel . Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав клавиши CTRL+T .
Примечания:
Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.
На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных .
Примечание: Если кнопка Проверка данных недоступна, возможно, лист защищен или является общим. Разблокируйте определенные области защищенной книги или отмените общий доступ к листу, а затем повторите шаг 3.
На вкладке Параметры в поле Тип данных выберите пункт Список .
Щелкните поле Источник и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе "Города" в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.
Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки .
Установите флажок Список допустимых значений
Откройте вкладку Подсказка по вводу .
Откройте вкладку Сообщение об ошибке .
Не знаете, какой параметр выбрать в поле Вид ?
Работа с раскрывающимся списком
изменяется ли ширина столбцов и высота строк при отображении всех ваших записей.
Скачивание примеров
Предлагаем скачать образец книги с несколькими примерами проверки данных, аналогичными примеру в этой статье. Вы можете воспользоваться ими или создать собственные сценарии проверки данных. Скачать примеры проверки данных Excel .
Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.
Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.
См. такжеПосле создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает правильно. Например, рекомендуется проверить,
Excel for Office 365 Excel for Office 365 for Mac Excel for the web Excel 2019 Excel 2016 Excel 2019 for Mac Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Excel 2016 for Mac Excel for Mac 2011 Excel Starter 2010 More... Less
You can use data validation to restrict the type of data or the values that users enter into a cell. One of the most common data validation uses is to create a drop-down list .
If you"re creating a sheet that requires users to enter data, you might want to restrict entry to a certain range of dates or numbers, or make sure that only positive whole numbers are entered. Excel can restrict data entry to certain cells by using data validation, prompt users to enter valid data when a cell is selected, and display an error message when a user enters invalid data.
Restrict data entrySelect the cells where you want to restrict data entry.
On the Data tab, click Data Validation > Data Validation .
Note: Protect a workbook .
In the Allow box, select the type of data you want to allow, and fill in the limiting criteria and values.
Note: The boxes where you enter limiting values will be labeled based on the data and limiting criteria that you have chosen. For example, if you choose Date as your data type, you will be able to enter limiting values in minimum and maximum value boxes labeled Start Date and End Date .
Select the cells where you want to prompt users for valid data entries.
On the Data tab, click Data Validation > Data Validation .
Note: If the validation command is unavailable, the sheet might be protected or the workbook might be shared. You cannot change data validation settings if your workbook is shared or your sheet is protected. For more information about workbook protection, see Protect a workbook .
On the Input Message tab, select the Show input message when cell is selected check box.
In the Title
In the Input message box, type the message that you want to display.
Select the cells where you want to display your error message.
On the Data tab, click Data Validation > Data Validation .
Note: If the validation command is unavailable, the sheet might be protected or the workbook might be shared. You cannot change data validation settings if your workbook is shared or your sheet is protected. For more information about workbook protection, see Protect a workbook .
On the Error Alert tab, in the Title box, type a title for your message.
In the Error message box, type the message that you want to display if invalid data is entered.
Do one of the following:
|
Require users to fix the error before proceeding |
|
|
Warn users that data is invalid, and require them to select Yes or No to indicate if they want to continue |
|
|
Warn users that data is invalid, but allow them to proceed after dismissing the warning message |
Important |
Prompt users for valid entries
When users click in a cell that has data entry requirements, you can display a message that explains what data is valid.
Display an error message when invalid data is entered
If you have data restrictions in place and a user enters invalid data into a cell, you can display a message that explains the error.
Add data validation to a cell or a range
Note: The first two steps in this section are for adding any type of data validation. Steps 3-7 are specifically for creating a drop-down list.
Select one or more cells to validate.
On the Data tab, in the Data Tools group, click Data Validation .
On the Settings tab, in the Allow box, select List .
In the Source box, type your list values, separated by commas. For example, type Low,Average,High .
Make sure that the In-cell dropdown check box is selected. Otherwise, you won"t be able to see the drop-down arrow next to the cell.
To specify how you want to handle blank (null) values, select or clear the Ignore blank check box.
Test the data validation to make sure that it is working correctly. Try entering both valid and invalid data in the cells to make sure that your settings are working as you intended and your messages are appearing when you expect.
After you create your drop-down list, make sure it works the way you want. For example, you might want to check to see if the cell is wide enough to show all your entries.
Remove data validation - Select the cell or cells that contain the validation you want to delete, then go to Data > Data Validation and in the data validation dialog press the Clear All button, then click OK .
Adding other types of data validation
The following table lists other types of data validation and shows you ways to add it to your worksheets.
|
Restrict data entry to whole numbers within limits. |
Follow steps 1-2 above. From the Allow list, select Whole number . In the Data box, select the type of restriction that you want. For example, to set upper and lower limits, select between . Enter the minimum, maximum, or specific value to allow. You can also enter a formula that returns a number value. For example, say you"re validating data in cell F1. To set a minimum limit of deductions to two times the number of children in that cell, select greater than or equal to in the Data box and enter the formula, =2*F1 , in the Minimum box. |
|
Restrict data entry to a decimal number within limits. |
|
|
Restrict data entry to a date within range of dates. |
Follow steps 1-2 above. In the Allow box, select Date . In the Data box, select the type of restriction that you want. For example, to allow dates after a certain day, select greater than . Enter the start, end, or specific date to allow. You can also enter a formula that returns a date. For example, to set a time frame between today"s date and 3 days from today"s date, select between in the Data box, enter =TODAY() in the Start date box, and enter =TODAY()+3 in the End date box. |
|
Restrict data entry to a time within a time frame. |
Follow steps 1-2 above. In the Allow box, select Time . In the Data box, select the type of restriction that you want. For example, to allow times before a certain time of day, select less than . Enter the start, end, or specific time to allow. If you want to enter specific times, use the hh:mm time format. For example, say you have cell E2 set up with a start time (8:00 AM), and cell F2 with an end time (5:00 PM), and you want to limit meeting times between those times then select between in the Data box, enter =E2 in the Start time box, and then enter =F2 in the End time box. |
|
Restrict data entry to text of a specified length. |
Follow steps 1-2 above. In the Allow box, select Text Length . In the Data box, select the type of restriction that you want. For example, to allow up to a certain number of characters, select less than or equal to . In this case we want to limit entry to 25 characters, so select less than or equal to in the Data box and enter 25 in the Maximum box. |
|
Calculate what is allowed based on the content of another cell. |
Follow steps 1-2 above. In the Allow box, select the type of data that you want. In the Data box, select the type of restriction that you want. In the box or boxes below the Data box, click the cell that you want to use to specify what is allowed. For example, to allow entries for an account only if the result won"t go over the budget in cell E1, select Allow >Whole number, Data , less than or equal to, and Maximum >= =E1 . |
Examples of formulas in data validation
|
The cell that contains a product ID (C2) always begins with the standard prefix of "ID-" and is at least 10 (greater than 9) characters long. |
=AND(LEFT(C2,3)="ID-",LEN(C2)>9)  |
|
The cell that contains a product name (D2) only contains text. |
=ISTEXT(D2)  |
|
The cell that contains someone"s birthday (B6) has to be greater than the number of years set in cell B4. |
=IF(B6
Материалы из раздела
Безопасность
|
